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Digital transformation e gestione documentale: perché le aziende dovrebbero adeguarvisi

La digital transofrmation è un cambiamento organizzativo che sta alla base della trasformazione del business digitale. È chiaro che se si cambiano le caratteristiche organizzative di un’azienda, cambieranno anche il modo in cui le persone lavorano, le strategie ed i processi di lavoro.

Questi cambiamenti permettono alle aziende di diventare più efficienti, guidate dai dati, veloci e le mettono in condizione di sfruttare più opportunità di business.

La trasformazione digitale, sebbene possa sembrare un’operazione semplice, è in realtà complessa, soprattutto se va ad abbracciare ogni aspetto dell’azienda, dall’alto al basso, ma collegherà ogni elemento per creare una digitalizzazione efficiente. Fermo restando che ci si può rivolgere a CMT per delle consulenze per capire come organizzare i tuoi documenti.

Cosa è la digital transformation e su cosa si basa

La digital transformation è un cambiamento radicale delle attività e dei processi organizzativi, dei modelli di business e delle competenze. Essa viene messa in atto per sfruttare in modo intelligente i cambiamenti che ha portato la tecnologia.

Gli ambiti tecnologici che danno vita alla trasformazione digitale aziendale sono:

  • Informatizzazione: nuovi hardware e software hanno introdotto e potenziato il governo dei processi
  • Dematerializzazione: ha inaugurato nuove modalità di integrazione e condivisione tra i lavoratori
  • Automazione: ha portato velocità, efficienza e riduzione degli errori
  • Virtualizzazione: le risorse sono passate da fisiche a logiche e sono gestite in modo centralizzato
  • Mobile: i dispositivi mobili hanno incrementato la produttività individuale
  • Cloud Computing: hardware e software sono gestiti in rete.

Gestione documentale: come si mette in pratica

La gestione documentale è resa possibile grazie a software come My-Archive che permette di avere degli archivi strutturati per ogni reparto che compone l’azienda e per ogni tipo di documento. Ogni reparto ed ogni documento hanno necessità specifiche in termini di indicizzazione per la ricerca, evidenza di informazioni e di dati.

Alcuni dei vantaggi della gestione documentale digitale sono la condivisione, la creazioni di archivi personalizzati con campi di note per condividere le informazioni tra i diversi utenti, l’invio di documenti, l’attivazione di diversi livelli di permesso e l’apertura di archivi limitati per utenti esterni.

È inoltre possibile acquisire documenti provenienti da fonti tradizionali, come fax e scanner, ma anche da quelle digitali integrando il tutto con altri sistemi gestionali eventualmente in uso.

Infine, ogni documento avrà garanzia di integrità, affidabilità, autenticità, reperibilità e leggibilità, così come prevede ilo Codice dell’Amministrazione Digitale.

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